Güncel ve Tarafsız Haber

Türkiye'de devlet arşivlerinden yararlanmanın esasları genelde bilinmiyor

Aleviyol-Güncel Haber, Berlin: Türkiye'de devlet arşivlerinde araştırma yapacak bilimadamlarının veya araştırmacıların arşivden yararlanma kurallarını bilemediklerinden çalışmalarında tasarladığı zamandan önemli kayıplara uğradıkları görülmektedir. İlgili arşivlerden yararlanma kurallarını bu bağlamda bir kez daha araştırmacıların dikkatine sunuyoruz:

Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk veya Yabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Tâbi Olacakları Esaslar

Amaç

Madde 1- Bu Esasların amacı, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve araştırma hizmeti veren diğer arşivlerde araştırma, inceleme yapmak ve örnek almak isteyen Türk ve yabancı gerçek ve tüzel kişilerin tâbi olacakları usul ve esasları tespit etmektir.

Kapsam

Madde 2- Bu Esaslar, tasnif edilmiş ve son işlem tarihi üzerinden en az otuz yıl geçmiş arşiv malzemesi üzerinde Türk uyruklu gerçek veya tüzel kişiler ile Türkiye’ye girmesi yasak olmayan yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişiler tarafından yapılacak araştırma ve inceleme faaliyetlerine ilişkin usul ve esasları kapsar.

Başvuru Şekli

Madde 3- Türk Arşivlerinde araştırma ve inceleme yapmak isteyen gerçek veya tüzel kişilerden Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olanlar ve bunların vekilleri ile Türkiye’ye yasal yollardan girmiş yabancılar ve bunların vekilleri, “Devlet Arşivlerinde Araştırma isteginde Bulunanlar İçin Başvuru Formu ve Taahhütname”yi (EK-1) doldurarak bir adet fotoğraf ve nüfus cüzdanı (yabancılar için pasaport ve kimlik) örneğiyle, vekil ise vekâletname ile birlikte doğrudan araştırma ve inceleme yapacağı arşivin veya arşivlerin bağlı olduğu idareye bizzat veya posta ile basvuruda bulunurlar.Ayrıca bu basavuru, yurt dışında Türkiye Cumhuriyeti büyükelçilik ya da başkonsolosluklarına da yapılabilir. Bu temsilcilikler, yapılan basvuru Dışişleri Bakanlığı aracılıgla Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne ya da araştırmanın yapılacağı arşivin bağlı bulunduğu idareye gönderirler.Vekilleri vasıtasıyla araştırma ve inceleme yapmak isteyen Türk veya yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişilerin önceden müracaatlarının olması gerekmektedir.

Başvuruların işleme konulması ve yanıtlama süresi

Madde 4- Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nde yapılacak her türlü araştırma, inceleme ve örnek alma talepleri bu Genel Müdürlükçe, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü dışındaki araştırma hizmeti veren diğer arşivlere yapılacak istekler ise, söz konusu arşivin bağlı olduğu bakanlık veya kuruluşça işleme konulur ve en geç 2 iş günü içerisinde sonuçlandırılır. Silahlı Kuvvetler arşivlerine yapılan basvurular 30 gün içerisinde sonuçlandırılır.

Dışişleri Bakanlığı; yurtdışındaki Türkiye Cumhuriyeti büyükelçilikleri ve başkonsoloslukları kanalıyla, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nde ve araştırma hizmeti veren diğer arşivlerde araştırma ve inceleme isteğinde bulunan Türk veya yabancı uyruklu gerçek veya tüzel kişiler ile vekillerine, basvurularının sonucunu 30 gün içerisinde duyurur. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile birinci fıkrada belirtilen ilgili bakanlık ve kuruluşlar; bu Esaslarda öngörülen hükümleri de göz önünde bulundurmak suretiyle, araştırma ve inceleme taleplerini aynen veya sınırlandırmak suretiyle kabul veya reddedebilirler.

Müracaatların reddini gerektiren durumlar

Madde 5- Araştırmacıların;

a) Ayrımı tamamlanmamış ve en son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmemiş arşiv malzemesi ile yararlanılamayacak derecede hasara uğramış arşiv belgesi üzerinde,

b) Araştırma ve inceleme isteginde bulunan kişinin 18 yaşından küçük olduğu veya medenî hakları kullanma yetkisine sahip bulunmadığı durumlarda,

c) Basvuru formundaki bilgilerin eksik veya yanlış olması ve basvuru için gerekli belgelerin eksik veya sahte olduğunun anlaşıldığı durumlarda, arşivlerde araştırma ve inceleme istekleri geri çevirilebilir.

Taahhütname, araştırma süresi ve giriş kartı

Madde 6- Araştırmacılara, arşivdeki çalışmalarında uymak zorunda bulundukları kosullar ve yükümlülükler bildirilir ve kendilerine bu yükümlülüklere uyacaklarını onaylayan bir taahhütname (EK-1) imzalatılır. Araştırmacılar için, "Arşive Giriş Kartı" hazırlanır ve bu kart arşivde saklanır. Arşiv giriş kartları, arşive her girişte bir kimlik belgesi karşılığında araştırmacıya teslim edilir. Araştırmacı, arşivde bulunduğu sürece bu kartı görünebilecek şekilde üzerinde taşır.

Araştırma ve incelemelerde uyulacak esaslar

Madde 7- Araştırma ve incelemelerde aşağıdaki esaslar uygulanır:

a) Sınıflandırılması tamamlanmamış arşiv malzemesi veya yararlanılamayacak derecede hasara uğramış belgeler incelemeye verilmez. Ancak, bu malzeme ve belgelerin, bir devlet hizmetinin görülmesinde veya bir hakkın korunmasında ve ispatında kanıt olarak kullanılacağının anlaşılması durumunda, görevli personelin eşliginde incelemeye verilebilir.

b) Kataloglarda kayıtlı bulunsa dahi, onarıma alınmış arşiv malzemesi ile gözden gecirilmekte olan fonlara ait malzemeler, bu işlemler bitene kadar araştırmacılara verilemez.

c) Araştırma ve inceleme, ilke olarak arşiv malzemesinin fotokopisi, mikrofilmi veya elektronik ortam üzerinden yapılır. Bununla birlikte, fotokopi ve mikrofilmin temin edilememesi, elektronik ortamın sağlanamaması durumunda araştırma ve inceleme evrakın aslı üzerinden de yapılabilir.

d) Araştırmacılar, ancak kendi konuları ile ilgili arşiv malzemesi üzerinde araştırma ve inceleme yapabilirler. Bu çalışmalar sırasında, ilgili konulara ait arşiv malzemesinin tamamını kendi adlarına ayırttıramazlar.

e) Arşiv malzemesi istekleri, araştırmacı yoğunluğu dikkate alınarak olabilirlik ölçüleri içinde tarih ve saatine göre sıraya konularak karşılanır ve istenen belgelerin hangi gün ve saatte verilebileceği araştırmacıya bildirilir.

f) Araştırmacıların bir iş günü içerisindeki belge istekleri, günlük istek yoğunluğu ve iş gücüne göre idarece sınırlandırılabilir. Bu sınırlandırma, dosya envanter sistemiyle ayrılmıs fonlardan 2 dosya, analitik usulle sınıflandırılmıs fonlardan 25 belge ve defter fonlarından 5 defterin altında olamaz.

g) Araştırmacılar, kendilerine teslim edilen belgelerin tamamını geri vermeden yenilerini isteyemez. Ancak, alınmış olan belgelerle ilişkisi bulunan ve birlikte incelenmesi gereken diğer bir kısım belgelerin istenmesi için, ilk alınanlardan aynı sayıda belgenin geri verilmesi ve yeniden sıraya girilmesi gerekir.

h) Araştırmacılar belgeleri sayarak teslim alırlar ve aynı şekilde teslim ederler.Kendilerine teslim edilen belgenin kaybolması durumunda sorumluluk araştırmacıya aittir.

ı) Araştırmacı, kendisine verilen arşiv malzemesini başka bir araştırmacıya veremez, belge üzerinden kopya çıkaramaz ve fotoğraf çekemez.

i) Araştırmacı, kendisine verilen arşiv malzemesini her türlü tahribat ve tahrifattan korumak zorundadır.

j) Araştırma ve incelemelerde sadece kurşun kalem ve silgi kullanılır. Ancak tasınabilir yazı makinesı ve bilgisayar arşiv yönetiminin uygun göreceği yerlerde kullanılabilir.

k) Araştırma yerine çanta, fotoğraf makinesı, dijital kamera, tarayıcı, cep telefonu, palto, dolma kalem, tükenmez ve renkli tükenmez kalem ve benzeri eşyalarla girilemez.

l) Arşiv malzemesi, hiçbir şekilde araştırmacılara ayrılan yerden dışarıya çıkarılamaz.

m) Araştırmacılara ayrılan yere, görevlilerden ve araştırmacılardan başkası giremez.

n) Çalışmalarına bir haftadan fazla ara verecek araştırmacı, elindeki belgeleri, arşiv depolarındaki asli yerlerine konulmak üzere geri vermek zorundadır.

Yukarıdaki şartlardan birinin ihlali durumunda araştırma durdurulur ve araştırmacı hakkında yasa uyarınca gerekli işlem yapılır.

Araştırmacıların mükellefiyeti

Madde 8- Türk veya yabancı uyruklu araştırmacılar, yaptıkları çalışmalar sonucunda hazırladıkları ve yayımladıkları eserlerden ilgili arşiv idaresine birer nüsha vermek zorundadırlar. Yabancı araştırmacılar ayrıca Dışişleri Bakanlığı’na da bir nüsha gönderirler.

Belge kopyası verilmesi

Madde 9- Araştırma ve inceleme yapan Türk veya yabancı uyruklu kişilere araştırma ve incelemeye açılan belgelerin fotokopi, dijital kopya veya mikrofilm şeklindeki kopyaları belirlenen ücret karşılığında verilir veya gönderilir.

Bu şekilde edinilen kopyalar hiçbir şekilde çoğaltılıp ticarî amaçla satılamaz.Ancak, bir fonun, bir dosyanın veya bir defterin tamamının kopyasının verilip verilmeyeceği konusunda izin verme yetkisi ilgili arşiv idaresine aittir.

Yürürlükten kaldırma

Madde 10- 23/6/1989 tarihli ve 89/14269 sayılı “Devlet Arşivlerinde Araştırma ve İnceleme Yapmak İsteyen Türk veya Yabancı Uyruklu Gerçek veya Tüzel Kişilerin Tabi Olacakları Esaslar” yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük

Madde 11- Bu Esaslar yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme

Madde 12- Bu Esasları Başbakan yürütür

Resmi Gazetede Yayım Tarihi: 01 Mart 2002

Sayısı: 24682

Aleviyol, 25.1.2003

Belgeler